Использование корпоративных банковских карт

В феврале мы провели вебинар на тему «Как пользоваться корпоративной картой». Может показаться, что тема уже давно изъезженная. На самом деле нет. Мы получили тучу откликов и вопросов от предпринимателей.

В этой теме действительно много нюансов, которыми обычно не делятся бухгалтеры. Поэтому мы подготовили текстовый вариант для тех, кому не удалось посмотреть видео: что такое корпкарта, как можно использовать, какие нужны отчётные документы и что делать, если их нет. Читайте ниже.

Запись вебинара доступна по ссылке и ждёт тех, кому удобнее смотреть.

Использование корпоративных банковских карт

Корпоративная карта — это карта, которая выпущена банком и привязана к расчётному счёту вашей компании.

Иногда для корпоративной карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.

По сути, оплата по корпкарте — это точно такая же операция, как оплата по счёту, только удобнее, потому что можно платить на месте.

Корпкарты бывают именные и неименные. Именная карта закреплена на конкретного сотрудника, например, директора. Если по такой карте расчёт совершил другой сотрудник — списания всё равно будут числиться на директоре, а значит, отвечать за покупки будет он.

Неименные карты могут использовать все сотрудники компании, главное — отслеживать, кто именно совершает покупки. Если у вас такая карта, попросите сотрудников, имеющих доступ к карте, собирать все документы по операциям.

Что делать с корпоративной картой

Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное — не забывайте документы по каждой операции.

Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.

Оплата в интернете — тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.

Какие расходы по корпкарте уменьшают налог

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов — валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

  • А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань — это будет прямыми затратами на текущую деятельность.
  • Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.
  • Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:
  • только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
  • вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
  • легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.

Котик в офис — это сложно принять к учёту, потому что придётся доказывать сотрудникам налоговой, что он собственными лапами увеличит число клиентов.

Использование корпоративных банковских карт

Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?

Все ООО, АО и другие компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами.

  1. Если у вас ИП на УСН «доходы», Патенте и ЕНВД, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.
  2. Индивидуальные предприниматели на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах — для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.
  3. Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.

Какие документы нужно собирать?

Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.

  • В документах должны быть реквизиты:
  • – наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;
  • – название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;
  • – весь перечень и количество услуг или товаров;
  • – сумма оплаты;
  • – должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.

Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.

В менее крупных магазинах при оплате картой продавцы выпишут обычный кассовый чек, который выдают всем физлицам. К нему не забудьте попросить товарный чек. Если у вас УСН, вы без проблем сможете учесть полную стоимость покупки с такого чека в расходах. Если ОСНО — сможете учесть только сумму без НДС. Такой НДС нельзя принять к вычету и учёсть при расчёте налога на прибыль.

После трат за границей бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.

Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.

По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.

Использование корпоративных банковских карт

Можно снимать наличку по корпкарте?

Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так — выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.

Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать непотраченные деньги обратно на счёт. Их сумма будет отражена как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.

Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?

Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз — безопасная сумма. Когда снимаете больше, подключается финансовый мониторинг банка. Если финмониторинг заподозрит что-то неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.

А вносить деньги на счёт?

Вносить деньги на счёт можно только в трёх случаях:

  • делаете займ компании;
  • возвращаете средства;
  • вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.

Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. На возврат подотчётных средств — это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги от компании не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка — бухгалтер формирует расходно-кассовый ордер.

Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.

Часто рекомендуют вносить деньги на счёт через отделение банка, где будет чётко прописано назначение платежа. Дело в том, что при внесении денег через банкомат не указывается в х цель внесения.

А цель определить нужно, потому что у налоговой могут возникнуть вопросы, должны ли внесённые деньги облагаться налогами.

Бухгалтеру при учёте важно сразу правильно отразить движение денег на соответствующих счетах учёта.

Чтобы не запутаться, заранее сообщайте бухгалтеру о каждом пополнении счёта через корпкарту, потому что любой такой взнос в банке отражается без , а в учёте каждая ситуация отражается по-разному.

Запомните: если хочется что-то странное купить по корпкарте — спросите бухгалтера, сохраните чек и возьмите закрывающие документы. Или жмите зелёную кнопку «Подключиться» и присоединяйтесь к Кнопке: наши бухгалтеры сами напоминают о недостающих документах, безопасно снижают налоги и рассказывают риски.

  1. Подсказала Балашова Елена — бухгалтер в Кнопке.
  2. Рассказала всем Шиляева Марина — маркетолог.

Источник: https://knopka.com/blog/188/

Что такое корпоративная карта организации и как ей пользоваться

Использование корпоративных банковских карт

Корпоративные карты — это аналог наличных денег под отчет и чековой книжки, только без документов и кассы.

Из этой статьи вы узнаете:

  1. Как выдать деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
  2. Что такое корпоративная карта организации и как она работает
  3. Как открыть корпоративную карту и куда об этом сообщить
  4. Как пользоваться корпоративной картой
  5. Что можно и что нельзя оплачивать корпоративной картой
  6. Как пополнить корпоративную карту
  7. Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет
  8. Как отчитаться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных
  9. Что будет, если не подать отчет о расходах по карте
  10. Плюсы и минусы: корпоративная карта против налички под отчет и чековой книжки

Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды

Существует три способа выдачи денег с расчетного счета:

  1. Выдача наличных из кассы организации под отчет;
  2. Чековая книжка — деньги выдаются с расчетного счета компании в кассе банка;
  3. Корпоративная банковская карта.

Деньги под отчет используются для нужд компании, которые по каким-либо причинам неудобно оплатить по безналу: покупка офисной канцелярии, картриджей для принтера, бензина, билетов в театр для партнеров компании, командировочные расходы и т. д.

Чтобы выдавать наличные под отчет, в организации должны быть касса и кассир.

Деньги выдают конкретному сотруднику на определенные нужды. Для этого сотрудник пишет заявление, бухгалтер выдает расходный ордер и запрашивает деньги в кассе организации.

Когда сотрудник потратит выданные деньги, он должен отчитаться — представить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, билеты и т. д.

Чековая книжка подходит для индивидуальных предпринимателей и организаций, в которых не установлена касса. С помощью чековой книжки можно выписать сумму для работника, которую выдадут с расчетного счета в кассе банка.

Читайте также:  Кредитная карта пойдем: онлайн заявка

Корпоративная карта позволяет выдавать деньги сотрудникам без документов и кассы. Выдайте сотруднику карту, переведите на нее деньги с расчетного счета компании — и все.

Как работает корпоративная карта

Для корпоративной карты банк открывает отдельный карточный счет, на который вы переводите деньги с расчетного счета вашей компании. Установить лимиты на снятие наличных при проведении операций по безналу может Банк или владелец расчетного счета.

К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Корпоративные карты всегда именные, поэтому пользоваться ими может только держатель, давать карту другим людям нельзя.

Как открыть корпоративную карту и кому сообщить об этом

Корпоративная карта открывается в банке по заявлению клиента, при этом для юридического лица открывают специальный карточный счет. Об открытии такого счета банк уведомляет налоговую службу самостоятельно. Сообщать об открытии счета ФСС и ПФР не нужно, это требование было отменено в 2014 году поправками в 59-ФЗ.

Как пользоваться корпоративной картой

Корпоративная карта работает как обычная банковская карта физического лица: ей можно оплачивать покупки в магазинах, интернете и снимать наличные в банкомате. Оплачивайте корпоративной картой только нужды компании, для личных целей ее использовать нельзя.

Сохраняйте все чеки и квитанции, подтверждающие покупки с использованием корпоративной карты: они пригодятся при сдаче авансового отчета. Для отчетности о покупках в интернете достаточно выписки из банка и письменной объяснительной от сотрудника.

Что можно оплачивать корпоративной картой

  1. Расходы, связанные с основной деятельностью организации:
    • — закупка товара, расчеты с поставщиками;
    • — оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании;
  2. Командировочные и представительские расходы:
    • — оплата счета в ресторане;
    • — покупка билетов;
    • — оплата проживания в гостинице;
    • — аренда автомобиля;
    • — суточные сотрудникам;
    • — оплата услуг переводчика;
  3. Хозяйственные и накладные расходы:
    • — покупка канцтоваров, офисного оборудования, программного обеспечения;
    • — покупка товаров в интернете (обучающие материалы, книги и прочее);
    • — оплата курьерских и иных профессиональных (ремонтные работы, установка и настройка оборудования, вынос мусора, уборка помещений и т. д.) услуг;
    • — прочие хозяйственные расходы — все, что касается уборки, освещения и отопления: моющие средства для уборки, обогреватели, лампочки и т. д.;
  4. Транспортные расходы:
    • — оплата бензина;
    • — расходы на обслуживание служебного транспорта.

Что нельзя оплачивать корпоративной картой

Корпоративную карту нельзя использовать со следующими целями:

  • покупка товаров в личных целях;
  • оплата заработной платы;
  • оплата социальных платежей;
  • погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета.

Важно помнить, что все покупки и снятия наличных фиксируются в выписке по счету корпоративной карты, и за каждое действие вам придется отчитаться: использовать корпоративную карту в личных целях нельзя.

За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения. Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере.

Аналогичная ситуация с выдачей заработной платы другому сотруднику. Нужны документы, подтверждающие факт целевого использования денег компании, которых в данном случае получить невозможно: сотрудник вам чек не выдаст, а значит для бухгалтерии вы потратили деньги не на нужды компании.

В социальные службы и внебюджетные фонды платеж с карты не поступит: онлайн-банк такие платежи не проводит и выдает ошибку. Оплачивать социальные взносы придется с расчетного счета юридического лица через банковскую систему документооборота.

Если корпоративные деньги растрачены, то их удержат из вашей зарплаты в том же размере, еще и оштрафуют за нарушение порядка подачи отчетов. Это правило распространяется на всех работников компании, в том числе генерального директора.

Как пополнить корпоративную карту

Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.

Наличными через терминал или переводом с другой карты корпоративную карту пополнить нельзя.

Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет

Со счета корпоративной карты на расчетный счет компании перевести деньги нельзя. Однако есть два способа вытащить деньги с карты и вернуть их на расчетный счет.

  1. Снять наличные и вернуть деньги через бухгалтерию. Там оформят приходный ордер и положат деньги обратно на расчетный счет;
  2. Закрыть карту и карточный счет — тогда банк переведет деньги на расчетный счет компании.

Как отчитываться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных с корпоративной карты

По умолчанию отчитываться нужно в течение 3 рабочих дней со дня:

  • истечения срока, на который выдавались деньги;
  • возвращения из командировки;
  • выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

Руководитель компании может учредить свой порядок отчетности.

Потребуется сдать авансовый отчет, объяснительную и документы, подтверждающие покупки: чеки, квитанции, выписку из банка (для подтверждения онлайн-покупок).

Что будет, если не подать отчет о расходах по карте

Будет штраф, а подотчетную сумму удержат из зарплаты, но в пределах среднемесячного заработка — удерживать больше незаконно. В дальнейшем в выдаче карты недобросовестному сотруднику могут отказать — но это на усмотрение организации.

Резюме о корпоративных картах: плюсы и минусы, по сравнению с наличкой под отчет и чековой книжкой

Использование корпоративных банковских карт

Сравнение способов выдачи денег с расчетного счета организации

Источник: https://spark.ru/startup/bank-siab/blog/45053/chto-takoe-korporativnaya-karta-organizatsii-i-kak-ej-polzovatsya

Корпоративные карты — какие бывают, как оформить, преимущества

Ведение любого бизнеса сопряжено с постоянным расходом средств на текущие нужды предприятия. Учесть их легко, если речь идет о малом и среднем бизнесе.

Но в масштабах организации со множеством удаленных филиалов учесть все расходы без специального инструментария практически невозможно.

 Корпоративная карта – это банковский продукт, назначением которого является облегчение контроля за финансами расходно-приходного характера в пределах одного или нескольких предприятий.

Что такое корпоративная карта

Простыми словами, корпоративная карта – это обычная пластиковая карта, привязанная к счету организации. С помощью нее происходит оплата производственных и хозяйственных нужд предприятия, например, покупка оргтехники, канцелярских товаров, моющих средств и даже туалетной бумаги.

Все расходные материалы, используемые сотрудниками предприятия для осуществления своих должностных обязанностей, оплачивает организация.

Ежедневные, даже самые незначительные расходы, должны быть учтены, что в свою очередь приводит к большому документообороту.

Банковская карта, с помощью которой происходит оплата организационных нужд, во многом упрощает процесс ведения бухгалтерского учета, а также повышает эффективность контроля за расходами предприятия.

Интересно! Оплата корпоративной картой товаров и услуг возможна не только на территории России, но и за рубежом.

Для каждого филиала руководитель организации может выпустить неограниченное количество пластиковых карточек. Все они будут привязаны к одному банковскому счету, благодаря чему удобно отслеживать все платежные операции. А возможность устанавливать на карточку определенный лимит не позволит сотрудникам организации неправомерно расходовать корпоративные средства.

В каком случае нужна корпоративная карта

Сегодня без корпкарты не обходится ни одно предприятие. Исключением могут быть только представители малого бизнеса, расходы которых сводятся к подконтрольному минимуму.

Без карты, чтобы оплатить текущие расходы, сотрудники организации будут вынуждены обращаться с соответствующим заявлением в бухгалтерию.

При чем необходимо заранее составлять специальный акт, в котором указываются все расходные пункты и их стоимость с точностью до двух знаков, после запятой.

Не стоит забывать об Указании ЦБ РФ N3073-У от 7 октября 2013 года, в соответствии с которым по одному договору из кассы не может выдаваться более 10 000 рублей (пункты 5 и 6). Такой процесс получения подотчетных средств отнимает у работников много времени, сил и нервов.

Использование корпоративных банковских карт

Введение корпоративной карты может решить вопросы об оплате таких расходов как:

  • командировочные расходы;
  • осуществление оплаты коммунальных платежей;
  • представительские расходы;
  • оплата мобильной связи и интернета;
  • расчет с поставщиками товаров и услуг;
  • закупка хозяйственных и офисных товаров.

Важно! Можно осуществлять не только электронные платежи, но и снятие наличных средств с корпоративной карты для оплаты хозяйственных и организационных нужд.

Оформление корпоративной карты

Если организация принимает решение ввести в эксплуатацию такой инструмент как корпоративная карта, необходимо определиться с количеством экземпляров и кругом лиц, которым будет выдан пластик.

В качестве эмитента рекомендуется выбирать тот коммерческий банк, с которым предприятие уже сотрудничает. Если у фирмы открыты счета сразу в нескольких финансовых организациях, то предпочтение следует отдать тому банку, который предложит наиболее выгодные условия по обслуживанию корпоративных карт.

После изучения предложенных тарифов по обслуживанию корпоративных карт, необходимо заполнить заявление на выпуск пластика и приложить к нему данные работников, которые будут уполномочены распоряжаться платежным инструментом.

Если средства по карте будут списываться с основного счета организации, то никакие органы об этом информировать не нужно. Если же руководитель организации принимает решение открыть отдельный корпоративный счет, то он должен уведомить об этом налоговиков в течение 7 рабочих дней.

Обслуживание  карты

Банки предоставляют большой спектр различных услуг в отношении физических и юридических лиц.

Поэтому, при оформлении карточки для оплаты нужд предприятия, необходимо подобрать оптимальный тарифный пакет. Карточки для юридических лиц могут как дебетовыми, так и кредитными:

  • расходы по дебетовой карточке будут списываться с расчетного счета организации;
  • кредитка подразумевает наличие кредитного, установленного в индивидуальном порядке лимита, на случай нехватки денег на основном счете.

Важно! Не стоит забывать о том, что оплата кредитной картой за счет ссуженных банком средств, обязует организацию выплачивать банку проценты.

Не стоит паниковать, если на расходной карточке закончились деньги. Об этом необходимо уведомить бухгалтера, руководителя или его зама. Уполномоченные за решением финансовых вопросов сотрудники имеют доступ в личный кабинет организации на портале управляющего банка. Онлайн сервисы позволяют оперативно решать финансовые вопросы любого характера.

Полезно знать! Стоит ли вообще оформлять кредитную карту? Чем отличается от кредита? Плюсы и минусы

В несколько кликов можно осуществить транзакцию средств с корпоративного счета на конкретную корпоративную карту. Если средства закончились на самом счете, то сперва необходимо перевести деньги с основного счета на счет расходный. Таким же образом средства с карточки можно вернут на расчетный счет в банк.

Использование корпоративных банковских карт

Если по каким-то причинам организация не желает пользоваться онлайн услугами банка-эмитента, запрос на перевод средств со счета на карту и обратно можно сделать в отделении управляющего банка любой сотрудник, уполномоченный распоряжаться расходным инструментом.

Читайте также:  Аренда ячейки альфа-банка: стоимость, условия

Особенности использования корпоративной карты

Важно! Корпоративной картой ни в коем случае нельзя оплачивать личные нужды. Средства организации предусматривают  расходы исключительно на поддержку работы предприятия.

Руководящий состав предприятия заранее обязан донести до сотрудников информацию о правилах использования корпоративных карт. Все пункты должны быть изложены в специальном Положении, которое подписывается всеми ознакомленными с ним лицами. Такое положение может включать:

  • список допустимых расходов;
  • сроки, установленные для использования корп. карты;
  • лимит по каждой отдельной карточке, в соответствии с должностными обязанностями ее обладателя;
  • перечень отчетной документации по использованию карты, а также порядок и сроки сдачи их в бухгалтерию;
  • обязательная расписка о неразглашении секретной информации, относящийся к корпоративному банковскому счету (какие еще виды банковских счетов существуют? );
  • ответственность за несоблюдение пунктов положения.

Именно такой порядок действий руководящего состава регламентирован Трудовым и Налоговым кодексами.

Проведение бухгалтерской отчетности

Так как корпоративный счет и соответствующие карты принадлежат предприятию, то и отчет по расходам с данных инструментов предоставляется исключительно руководящему составу. Строгих временных ограничений в подаче отчета тоже нет, если их не установит уполномоченное лицо.

Не смотря на все вышесказанное, бухгалтерия очень строго отслеживает все расходно-приходные операции по корпоративному счету организации, так как сотрудники финансового отдела материально ответственны за хранение и использование активов и пассивов организации.

Учет корпоративных карт в бухгалтерском учете осуществляется посредством специальной программы «1С: Предприятие». Программа производит необходимые расчеты и заполнение документации в автоматическом режиме, используя данные организации, заблаговременно введенные в инструментах настройки.

Бухгалтерские проводки по корпоративному счету и картам осуществляются в Счете 55 «Специальные счета в банках». Выглядит это следующим образом:

Дебет Кредит Значение проводки
Субсчет 55-4 «Прочие счета» Счет 51 «Расчетные счета» Поступление средств на карточный счет
Субсчет 71-1 «Расчеты с подотчетными лицами» Субсчет 55-4 «Прочие счета» Операции по расходам
Субсчет 91-2 «Прочие расходы» Субсчет 55-4 «Прочие счета» Оплата процентов в отношении банков и других финансово-кредитных организаций

Преимущества и недостатки корпоративных банковских карт

Прежде всего стоит отметить возможность использования платежной карты за рубежом. Это бесспорное преимущество для тех организаций, которые организуют деловые поездки сотрудников за границу. Способность данной карты автоматически конвертировать валюту исключает необходимость обмена денежных средств, а значит экономит время в командировке.

К ряду других преимуществ можно отнести:

  1. Сотрудники организации имеют доступ к средствам в любое удобное для них время.
  2. Обслуживание карты по тарифу обходится дешевле, чем регулярная уплата комиссии за получение денежных средств в банке.
  3. На один корпоративный счет можно привязать неограниченное количество карт.
  4. Расходы и доходы по корпоративному счету легко контролировать.
  5. Возможность снимать с карты наличные средства в любое удобное время.
  6. Оформление и закрытие пластиковых носителей не занимает много времени.
  7. Денежные средства на карточном счете находятся под серьезной защитой банковской организации.
  8. Карта выпускается один раз и перевыпускается банком автоматически каждые 3 года.

Можно сделать выводы, что корпоративные карты – это универсальный инструмент не только для осуществления платежных операций, но и для эффективного контроля за расходами всего предприятия, независимо от количества удаленных филиалов.

Источник: https://promdevelop.ru/korporativnye-karty-kakie-byvayut-kak-oformit-preimushhestva/

Порядок использования корпоративных карт

Использование корпоративных банковских карт

Организация имеет корпоративную банковскую карту, которую использует в основном для оплаты бензина, приобретаемого на АЗС, и товаров, покупаемых для собственных нужд в магазинах розничной торговли.

В Положении о порядке использования корпоративных банковских карт в национальной валюте юридическими лицами сказано, что оно «определяет порядок проведения расчетов за товары и услуги с использованием корпоративных банковских карт в национальной валюте юридическими лицами на предприятиях торговли и сервиса на территории Республики Узбекистан». Поэтому у некоторых сотрудников контролирующих структур сложилось мнение, что корпоративной картой можно оплачивать товары и услуги, приобретаемые только в розничной торговле. А для расчетов за товары, приобретаемые для собственных нужд у предприятий-производителей или оптовых поставщиков, необходимо использовать платежные поручения.

Насколько соответствует законодательству данное утверждение? Можно ли производить оплату производителям товаров (работ, услуг) и оптовым поставщикам с помощью корпоративной карты?

– Корпоративную банковскую карту правомерно использовать не только при осуществлении расчетов в розничной торговле и сфере розничных услуг, но и для оплаты продукции, приобретаемой у производителей, и товаров, приобретаемых у предприятий оптовой торговли. Данный порядок расчетов также применим при оплате хозяйствующим субъектам выполненных ими любых работ (оказанных услуг).

В соответствии с подпунктом «в» пунк­та 1 Положения о порядке использования корпоративных банковских карт в нацио­нальной валюте юридическими лицами 1 (далее – Положение N 1470) под «предприятием торговли и сервиса» понимается юридическое лицо (или индивидуальный предприниматель), реализующее продукцию, выполняющее работу или оказывающее услуги, которое в соответствии с подписанным им соглашением с банком-эквайром несет обязательства по приему платежей за товары (работы или услуги), осуществленных с использованием корпоративных банковских карт. При этом данное понятие «предприятие торговли и сервиса» используется только в целях применения данного Положения (пункт 1 Положения N 1470) и не является универсальной дефиницией.

  • Согласно пункту 84 Положения о безналичных расчетах в Республике Узбекистан 2 пластиковые карточки применяются при безналичных расчетах между физическими лицами, юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями, с одной стороны, и юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями, реализующими продукцию, выполняющими работу или оказывающими услуги (в целях применения данного Положения последние также именуются «предприятиями торговли или сервиса», и это понятие также не является универсальной определяющей юридической единицей).
  • Таким образом, на основании изложенного держатели корпоративных банковских карт в национальной валюте, согласно пункту 6 Положения N 1470, вправе осуществлять с их использованием безналичные платежи в установленном порядке в отношении любых организаций и индивидуальных предпринимателей, заключивших соглашения с банками о приеме платежей, осуществляемых посредством карт данного типа, и имеющих соответствующие терминалы, для оплаты расходов, предусмотренных Положением о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) и о порядке формирования финансовых результатов 3 .
  • Артем МОКШИН,
  • руководитель экспертной юридической службы «Norma».

1 Утверждено постановлением правления ЦБ, зарегистрированным МЮ 18.04.2005 г. N 1470.

Источник: https://m-have.ru/poryadok-ispolzovaniya-korporativnyh-kart/

Корпоративная карта: плюсы и минусы

Корпоративная карта — платежный инструмент, привязанный к расчетному счету ИП или компании. Это современный аналог выдачи денег под отчет, только быстрее, без бумажного оформления и кассы.

Как оформить корпоративную карту?

Выпускает корпоративную карту банк, где у клиента есть расчетный счет или где клиент планирует его открыть под карту. Порядок оформления корпоративных карт зафиксирован в Положении ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием».

Чтобы получить карту, будущий держатель пишет заявление и прилагает к нему определенный перечень документов, который банк устанавливает самостоятельно.

К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Пользователями могут быть директор, бухгалтер, секретарь, а также работники, которые регулярно ездят в командировки. Чтобы сотрудники не тратили лишнего, на корпоративных картах устанавливают лимит на снятие и расходование средств. Определяет его размер либо банк, либо владелец расчетного счета.

Корпоративные карты бывают:

  • дебетовые — в этом случае используются собственные денежные средства организации или ИП;
  • кредитные — деньги на счете принадлежат банку;
  • именные — оформляются на конкретного сотрудника;
  • не именные — могут использовать любые лица, предъявляющие карту к оплате;
  • валютные — если нужно оплачивать расходы в валюте, например в зарубежной командировке.

На что можно тратить деньги с корпоративной карты

Правила расходования средств с карты зависят от формы собственности и выбранной системы налогообложения.

Правила для ИП

Деньги на расчетном счете принадлежат ИП, и тратить их можно как на личные нужды, так и для предпринимательской деятельности. Это признал Конституционный суд в п. 4 Постановления от 17.12.1996 № 20-П и подтвердили Банк России в Письме от 02.08.2012 № 29-1-2/5603 и Минфин РФ в Письме от 19.04.2016 № 03-11-11/24221. Тонкости заключаются в режиме налогообложения:

  • У ИП на УСН «Доходы» расходная часть не интересует налоговую инспекцию, а обязанности вести бухучет нет.
  • ИП на ОСНО или УСН «Доходы минус расходы» придется вести раздельный учет, так как личные расходы нельзя учесть в целях налогообложения. Все операции нужно подтвердить документально.

Правила для юрлиц

Юридические лица вправе оплачивать корпоративной картой только потребности компании: товары, работы, услуги, мебель в офис, канцтовары, офисную технику, командировочные расходы, ГСМ для автомобилей и др.

Главное — сохранять чеки и квитанции, которые подтвердят расходы с корпоративной карты. Они понадобятся при сдаче авансового отчета. Факт оплаты в интернете можно подтвердить выпиской из банка и письменной объяснительной.

За снятые с карты наличные тоже нужно отчитаться.

Непотраченную наличку нужно вернуть в компанию — бухгалтер зафиксирует это в приходном ордере.

Нельзя использовать корпоративную карту для следующих операций:

  • покупка товаров в личных целях;
  • выплата заработной платы;
  • выплаты социального характера (больничные, пособия и т.д.).

Корпоративные карты: плюсы и минусы использования

Сначала о плюсах:

  1. Проще контролировать расходы сотрудников благодаря лимиту по карте и смс-отчетам.
  2. Быстрее оформлять и выдавать подотчетные суммы.
  3. Не нужно снимать наличные на хозяйственные расходы — отсутствуют расходы на инкассацию и хранение налички.
  4. Можно оплачивать товары на сумму свыше 100 тыс. рублей — расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам.
  5. Возможно оплачивать покупки через интернет.
  6. Можно оперативно вносить наличные денежные средства на счет через банкоматы.
  7. Можно получать наличные в любое время в банкомате — деньги на счете доступны круглосуточно.
  8. Не нужно покупать валюту для заграничных командировок — деньги автоматически будут списаны в валюте той страны, в которой находится держатель карты.
  9. Можно быстро заблокировать карту и сохранить деньги, если она утеряна или украдена.
  10. В зависимости от типа карты клиент получит от банка скидки на обслуживание счета и бонусы за пользование картой. Самые популярные «подарки» — это кешбэк, овердрафт, процент на остаток на счете.

Минусов не так много, но они есть:

  1. Расходы за границей придется подтвердить дополнительными документами, например инвойсами, слипами или квитанциями банкоматов.
  2. Регулярное снятие наличных привлечет внимание банка. Для мониторинга операций по обналичиванию Центробанк РФ выпустил Методические рекомендации (утв. Банком России 21.07.2017 № 19-МР). В документе 10 признаков, которые заставят банк насторожиться.
  3. При проверке ФНС обратит внимание на расходы по корпоративной карте и их документальное подтверждение. Если по ним возникнут вопросы, то доначислит налоги, пени и штрафы.

Подведем итоги. Плюсов у карты значительно больше, чем минусов. Если соблюдать все правила пользования, то корпоративная карта — достаточно удобный платежный инструмент. Большую часть финансовых операций выполняет банк, а вы можете сконцентрироваться на развитии своего бизнеса.

Опрос

Пройдите небольшой опрос и помогите сделать действительно нужную карту для бизнеса. 

Использует ли ваша компания корпоративную карту банка?

Да Нет

Елена Галичевская, эксперт Эльба.Банка

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник: https://kontur.ru/articles/5630

7 лайфхаков по корпоративным картам: как использовать, не нарушая закон

Корпоративные карты в Беларуси плотно входят в повседневную жизнь компаний. Например, если нужно оплатить деловой ужин с партнерами, то сделать это через корпокарту сотрудника намного проще и быстрее, чем оплачивать счет по безналу или выдавать кэш через кассу. Фото носит иллюстративный характер, источник: pixabay.com

С 1 июня 2019 года введен новый порядок пользования корпоративными картами и отчетности сотрудников после их использования. Он установлен Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной Постановлением Национального Банка № 117. О чем говорится в Инструкции и как пользоваться корпокартами, рассказывают юрист компании Revera Ангелина Грищенко и налоговый консультант Виктор Статкевич.

Читайте также:  Вклады банка юникредит: проценты, условия

1. Одна карта – один сотрудник

Получить (оформить) корпоративную карту компания может на имя любого сотрудника, независимо от должности. При этом пользоваться ею может только сам сотрудник.

2. С именными картами меньше законодательных проблем

По сути держателем карточки является физическое лицо, использующее карточку в силу полномочий, предоставленных компанией. То есть пользоваться корпоративной картой может только работник, которому компания выдала карту, даже если карта не является именной.

Неименная карта отличается только тем, что на ней не напечатано имя сотрудника. Вероятный плюс неименной карты в том, что банку не нужно тратить время на то, чтобы выбить имя держателя на карте, так как в банке уже есть готовые экземпляры без имени и получить ее можно почти сразу.

Однако, в силу различных требований и ограничений законодательства использование таких карт крайне затруднено, а в ряде случаев невозможно, в связи с чем практика работы с обезличенными корпокартами не получила распространения.

3. Устанавливайте лимит по карте

Чтобы избежать проблем в будущем и почем зря не искушать сотрудников доступом к крупным суммам, устанавливайте лимит по карте еще при заключении договора с банком. Так как деньги сотрудник тратит напрямую со счета компании.

В то же время, если сотрудник потратит деньги на свои нужды, то они должны быть возвращены работником, в том числе через удержание из зарплаты либо принятия иных мер «принудительного» взыскания.

Что такое корпоративная карта? Это банковская платежная карта, привязанная к счету компании и выданная конкретному сотруднику

4. Сотрудник потратил деньги компании на личные нужды. Что делать?

Бывают случаи, когда сотрудник, по ошибке или намеренно, использует корпоративную карту в личных целях, совершая покупки, которые никак не связаны с деятельностью компании. Так как оплата происходит за счет средств компании, получается, что фактически такие товары или услуги оплачивает компания своими деньгами.  У сотрудника возникает задолженность перед компанией.

Вариантов в этом случае как минимум два. Либо по соглашению с сотрудником происходит возврат средств сразу, либо по своему решению компания в будущем может вычесть эту задолженность из сумм аванса, зарплаты или других выплат работнику.

5. Тратить деньги компании с карты можно не на все

В законодательство не установлены цели использования корпоративной карточки. Поэтому их определяет организация самостоятельно с учетом условий и возможных ограничений договора с банком на обслуживание корпокарты. Но следует помнить, что они должны быть связаны с деятельностью организации.

Например, с использованием корпоративной карты можно оплатить следующие расходы:

  • покупки, связанные с деятельностью компании,
  • представительские расходы (в пределах Республики Беларусь),
  • представительские расходы (за рубежом)
  • командировочные расходы
  • хозяйственные расходы (например, услуги парковки),
  • другие расходы производственной направленности.

6. Валютной корпокартой платить в Беларуси нельзя. Почти

Прежде чем расплачиваться корпоративной картой, работнику необходимо сообщить, в какой валюте открыт карт-счет, чтобы он не «подставлял» организацию и не нарушал требования валютного законодательства.

В Беларуси расчеты совершаются только в белорусских рублях. Поэтому, если обслуживающий банк не конвертирует иностранную валюту в белорусские рубли по валютной карте, то использовать ее можно только при оплате за рубежом (например, на командировочные расходы).

Также за границей можно использовать корпокарту в белорусских рублях. При использовании такой корпокарты банк, упрощенно говоря, покупает иностранную валюту за находящиеся на карте белорусские рубли.

7. За все расходы сотрудник отчитывается в бухгалтерии

После использования корпоративной карты работник обязан отчитаться за свои расходы в определенный срок.

Для этого необходимо предоставить в бухгалтерию компании:

  1. отчет;
  2. документы, подтверждающие расходы (платежные документы, чеки, билеты, счета, квитанции и иные подтверждающие документы).

На практике под таким «отчетом» понимается авансовый отчет. В законодательстве форма авансового отчета не установлена. Она должна быть разработана компанией и содержаться в приложении к учетной политике.

Документы предоставляются в бухгалтерскую службу компании в течение 15 рабочих дней с момента совершения расходной операции либо со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

Если вы заметили ошибку в тексте новости, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter Ссылка скопирована в буфер обмена
Каллаур объяснил, почему снижена ставка рефинансирования

Источник: https://myfin.by/stati/view/13984-7-lajfhakov-po-korporativnym-kartam-kak-ispolzovat-ne-narushaya-zakon

Корпоративные карты – насколько это выгодно?

В компании всегда есть определённые расходы, которые гораздо удобнее было бы оплачивать картой. Никакой возни с банковскими переводами, реквизитами и т.п.

Для этого многие банки предлагают юридическим лицам оформлять так называемые корпоративные банковские карты. Такая карта обычно отводится под определённую статью расходов (например, оплата транспортных расходов), и пользоваться ей может ограниченный круг лиц.

Чем такая карта отличается от обычной, и насколько выгодно её использовать – мы попытаемся разобраться.

Что такое корпоративная карта?

Представьте себе – вы отправляете сотрудника в командировку. Вы можете выдать ему командировочные наличными. За каждую трату сотрудник должен отчитаться, предоставить чек, квитанцию, билет и т.п.

Однако все мы знаем, как легко подделываются подобные подтверждения. Другое дело, если вместо наличных вы даёте сотруднику банковскую карточку. Вам приходят отчёты обо всех тратах в электронном виде.

Вы можете полностью контролировать, куда уходят ваши деньги.

Именно для этих целей и существует корпоративная карта. В отличие от обычной банковской карты она регистрируется не на одного человека, а на компанию в целом (на юридическое лицо).

Оплачивать такой картой можно всё, что угодно: командировки, перевозки, оптовые закупки, подарки сотрудникам на день рождения. При этом карта может быть не только дебетовой, но и кредитной.

Как оформить и пользоваться картой?

Порядок оформления зафиксирован в «Положении об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием», утвержденным ЦБ РФ 24 декабря 2004 года № 266-П.

Руководитель организации должен подать заявление в банк на данную карту. Образец этого заявления обычно можно найти на сайте банка или, обратившись в отделение банка лично. Вместе с заявлением подаются определённые документы.

Список документов каждый банк вправе установить на своё усмотрение.

Большинство банков требуют следующее:

  • Учредительные документы компании;
  • Выписка из ЕГРЮЛ;
  • Паспорт держателя карты (человека, который будет пользоваться ей);
  • Доверенность от компании на держателя, дающая право распоряжаться картой.

Держателем может быть один человек, а может быть несколько. После рассмотрения заявления и проверки документов банк должен дать согласие на выпуск корпоративной карты. Только после этого составляется договор о выпуске.

Помимо стандартных вещей, которые заполняются в договоре на обычную карту, в подобном договоре указывается список лиц, которые могут ей пользоваться, со всеми их данными. По желанию руководителя компании на карту может быть установлен определённый лимит. Например, 80000 в месяц.

Это значит, что больше этой суммы в месяц с карты снять нельзя. Это может достаточно упростить контроль за средствами предприятия.

Однако договор – это далеко не всё. После получения карты обязательно должен быть составлен внутренний документ, в котором будут указаны правила пользования карточкой. Эти правила зависят исключительно от желаний компании. Общее правило для всех корпоративных карт одно – с них нельзя снимать деньги. Картой можно только оплачивать покупки и услуги.

Тем не менее, в локальном документе должны быть указаны определённые пункты:

  • Информация о ПИН-коде и о том, кому он может быть известен.
  • В какой срок должен быть предоставлен отчёт о расходах по карте.
  • «Наказание» за отсутствие вышеупомянутого отчёта.
  • Учёт карт – кому карта выдавалась и на какой срок.
  • Что делать, если карта пропала или была украдена.

Пример. Чтобы было немного понятнее, представим условные пункты из подобного документа.

  1. ПИН-код карты известен сотрудникам Иванову, Петрову, Сидорову. Более никому ПИН-код сообщаться не должен.
  2. Отчёт о расходах должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней после использования карты. Сотрудники должны предоставить документ по каждому расходу (чек, квитанцию об оплате или иной подтверждающий документ).
  3. В случае если отчёт не будет предоставлен, сумма, списанная с карты, будет вычтена из зарплаты сотрудников, использовавших её.
  4. Для учёта карт обычно создаётся отдельный журнал.
  5. В случае пропажи карты держатель должен немедленно связаться с банком и заблокировать её. Если держатель не выполнил данное указание и с карты пропали денежные средства, сумма пропажи будет вычтена из зарплаты держателя.

Все эти пункты условны. Разумеется, настоящий документ составляется по определённым правилам и в определённой форме.

Плюсы и минусы корпоративных карт

Начнём с плюсов:

  • С картой можно производить покупки онлайн.
  • Больший контроль – в случае сомнительных операций по карте или утере её можно заблокировать и сохранить деньги. Если пропадут наличные деньги, вернуть их вряд ли получится.
  • Порог наличных расчетов юридических лиц – 100000 руб. Иногда покупки приходится совершать на большую сумму (например, какая-нибудь оптовая закупка). С картой же нет никаких ограничений в этом плане.
  • При денежных операциях за границей валюта автоматически конвертируется.
  • Есть возможность установить лимит.
  • Проверить, куда уходили деньги, можно, заказав выписку расходов в банке. А можно установить услугу СМС-информирования. Опять же, больший контроль.
  • Сокращает срок выдачи денег сотрудникам.
  • С карты нельзя снять деньги. А значит, сотрудник не сможет себе их присвоить.

Однако есть и минусы. Но их не много:

  • В случае операций за границей в плане отчётности в налоговую нужно оформлять гораздо больше документов.
  • Банки часто предъявляют очень высокие требования к надёжности компании. И очень часто плата за обслуживание карты чрезмерно высокая.

Предложения банков

Итак, мы определились, что корпоративная карта – достаточно удобная вещь, которая во многом позволит усилить контроль и уберечь средства компании. Осталось выбрать, в каком банке заказывать карту.

Здесь выбор действительно огромнейший. Несколько тарифов на корпоративную карту можно найти даже в рамках одного банка. В банках с господдержкой типа Сбербанка или Россельхозбанка цена на обслуживание колеблется в районе 2000-2500  руб. в год. Но в некоторых банках можно найти карты за 1000 руб. в год.

А некоторые предоставляют тарифы, где какое-то время картой можно пользоваться бесплатно. В общем, если вы хотите найти карту подешевле, это вполне реально. Единственная загвоздка – не все банки публикуют на официальных сайтах полную информацию о тарифах.

Чтобы иметь возможность выбора, иногда приходится обойти не один банк.

Большие ли это деньги для компании – 2500 в год? Конечно же, нет. Так что корпоративная карта – вещь выгодная во всех смыслах этого слова.

Источник: http://nebopro.ru/blog/korpkarta

Ссылка на основную публикацию